Entrevue avec Dave Marcheterre: HOPEM – Gestion Immobilière

PM: Bonjour à tous, pour ce nouvel article j’ai la chance d’avoir avec moi Dave Marcheterre. Il représente la compagnie HOPEM, une compagnie de comptabilité et gestion immobilière que nous allons explorer plus en détails. Dans les dernières semaines, nous vous avons présenté plusieurs logiciels liés au domaine du multi-logements, mais HOPEM est une entreprise présente sur le marché depuis 30 ans. Ils ont été parmis les premiers à utiliser l’automatisation et la gestion immobilière et aujourd’hui on pourrait facilement dire que plus de la moitié de leurs clients ont plus de 200 logements. La compagnie vise donc une clientèle avec un nombre plus important de logements afin d’être en mesure d’utiliser le logiciel à pleine capacité. Je vais laisser Dave s’introduire et nous présenter l’entreprise.DM: J’ai la chance de travailler pour HOPEM dans le domaine de la vente et du marketing. L’entreprise a été fondée en 1985, nous sommes déjà rendus à 33 ans d’existence et je dirais que la réalité de l’entreprise a changé il y a environ 7 ans. Nous avons été acquis par la plus grande compagnie de logiciel au Canada, Constellation, qui est basée à Toronto. Cela crée une dualité qui est très intéressante car nous restons une entreprise de 42 employés, avec les deux mains sur le volant, mais le fait d’avoir une grande entreprise derrière nous nous offre plus de flexibilité et de ressources. C’est donc un modèle qui nous permet d’être en mesure de supporter nos différentes espérances.PM: Lorsque l’on parle de HOPEM, bien sur le coeur central de l’entreprise est la gestion immobilière, mais ce qui est intéressant est que cela puisse être intégrée à la comptabilité. À partir du moment où l’on utilise HOPEM, cela élimine le besoin de se tourner vers d’autres logiciels pour la comptabilité. C’est vraiment ce qui vous démarque des autres.DM: Exactement, nous avons développé cette expertise au courant des 30 dernières années donc les fonctions que nous apportons permettent d’emmener, selon moi, une grande valeur à l’industrie. L’efficacité vient grandement de la connexion établie avec le module de comptabilité. Comme tu le disais, la plupart de nos clients ont simplement notre suite comptable qui est connecté avec leur gestion immobilière.PM: Cela permet donc d’éviter les entrées doubles et d’être en mesure de se connecter en tout temps pour sortir des rapports. Vous avez déjà de grandes entreprises qui utilisent votre logiciel, mais pourquoi quelqu’un devrait-il passer à HOPEM?DM: Excellente question, typiquement, dans un premier temps, nous allons aller travailler au niveau de l’automatisation. En ayant un système mis en place nous permettant de contrôler le cycle de vie des baux, cela automatise la génération des revenus. Le paiement du bail ou d’autres services sera donc directement branché et automatisé à la comptabilité. Nous allons aussi être en mesure de travailler en optimisation. Cette partie du revenue est souvent composée du loyer de base, mais aussi de différents services. Cela permet donc de s’ajuster à cette nouvelle réalité et avoir ces différents revenus dans des postes comptables respectifs.PM: Le mot respectif est important car cela permet par la suite au propriétaire d’associer les dépenses qui sont en lien avec ce compte. C’est une façon rapide de jeter un oeil sur la profitabilité.« En ayant un système mis en place nous permettant de contrôler le cycle de vie des baux, cela automatise la génération des revenus. » – Dave MarcheterreDM: Exactement, en fait on pourrait appeler cela une comptabilité plus analytique. Elle est possible car nous travaillons dans le même système comptable. Les revenus seront associés à nos dépenses donc c’est à ce moment que nous allons travailler en optimisation. Cela donne aussi l’opportunité au propriétaire de s’ajuster lors du prochain renouvellement s’il se rend compte qu’un certain service n’est pas rentable en fonction de ses revenus et ses dépenses.PM: Beaucoup de propriétaires cherchent à optimiser leurs dépenses, mais parfois on peut perdre certains détails au fur et à mesure que notre parc s’agrandit. Un logiciel est donc une très bonne façon de garder tout cela en place en nous permettant de sortir des rapports de performance et ainsi aller plus en profondeur.DM: Exact, nous avons des rapports qui sont plus de types financiers et d’autres qui sont plus axés sur la clientèle et les loyers à louer. S’il y a une donnée dans le système, il y a de fortes chances qu’il y ait un rapport pour traiter cette donnée.PM: On parle d’optimisation de gestion, mais il s’agit aussi d’optimisation de temps. Nous avons quelques clients qui utilisent votre système et, lorsque vient le temps de faire une mise en marché, nous recevons tous les rapports avec tous les détails contrairement à quelqu’un faisant sa comptabilité par lui-même avec qui on voit immédiatement la différence au niveau du processus et de l’organisation de la gestion. Tu as parlé tout à l’heure de cycle de vie du bail, peux-tu nous donner un exemple du processus à partir du moment où quelqu’un commence avec vous?DM: Dans le cycle de vie d’un bail, si l’on regarde sur une année, il y a la signature, donc pour cela nous travaillons avec la signature électronique. Le locataire sera directement entré dans le système et sera en attente jusqu’à la date de commencement de son bail. Ce logement n’apparaîtra donc plus dans la liste des loyers à louer puisqu’il y a un bail associé à ce logement. Par la suite, nous avons différentes options mis à la disposition du locataire et du propriétaire pour la collection des loyers et la gestion des retards. Idéalement, nous tentons d’automatiser le plus possible le processus plutôt que d’attendre après un paiement. Dans le cas d’un retard, il sera possible de sortir des lettres personnalisées à envoyer par la suite à chacun des locataires. Le gestionnaire immobilier permet au propriétaire de bâtir sa propre mise en page et sélectionner les locataires visés. Cela permet d’être plus optimal dans la génération des revenus au départ et augmenter la génération des revenus lorsqu’il y a des retards.PM: Vient ensuite la période de renouvellement, comment procède-t-on avec HOPEM?DM: Bonne question, le logiciel identifie pour vous assez rapidement les renouvellement à venir à partir de 6 mois. Cela permet, en premier lieu, de gérer le taux d’augmentation pour ces différents locataires et ces différentes augmentations peuvent aussi être faites en lot. Nous avons aussi un tableur puisque nous travaillons en collaboration avec la Régie du Logement. Le tableur permet de faire la répartition des dépenses dans les différentes unités et ainsi maximiser le taux d’augmentation. Le fait que le tableur de la Régie soit connecté au logiciel permettra de calculer et inclure certaines petites dépenses auxquelles nous n’aurions pas nécessairement pensé à prime abord.PM: Parfait, nous avons parlé du renouvellement, par la suite, avec HOPEM, il est possible d’ajouter différents modules. Peux-tu nous donner quelques exemples de modules qu’il est possible d’ajouter?DM: C’est une solution qui est modulaire donc nous sommes en mesure de répondre le mieux possible à tous les différents besoins de nos clients. Je vous dirais donc que, de base, cela vient avec ce que l’on appelle PrimoRésidentiel qui est branché à notre comptabilité et typiquement le compte fournisseur. À ce moment-là, avec ces trois modules, nous sommes en mesure de gérer les revenus, les dépenses et toute la comptabilité derrière tout cela. Par la suite, on peut ajouter différents modules selon les besoins. Que ce soit un module de gestion de projet financière, des budgets d’investissement, des bons de commande, appels de services, etc. Plusieurs modules peuvent être ajoutés à tout moment selon les besoins.« Le logiciel identifie pour vous assez rapidement les renouvellement à venir à partir de 6 mois. Cela permet, en premier lieu, de gérer le taux d’augmentation pour ces différents locataires et ces différentes augmentations peuvent aussi être faites en lot. » – Dave MarcheterrePM: Selon le type de parc immobilier aussi car si une personne commence avec du résidentiel et que, par la suite l’investisseur décide de se diriger vers le commercial, le logiciel sera en mesure d’intégrer le module commercial ainsi que le module de résidence. Tu me disais d’ailleurs qu’une des parties de l’entreprise qui grandit le plus est le secteur des contracteurs et les résidences utilisant votre système.DM: Exactement, nous n’en avons pas parlé au départ, mais la réalité de nos clients est que de plus en plus se retrouvent avec du mixte. Nous avons donc différents modules adaptés selon les besoins de chacun.PM: Pour quelqu’un ayant déjà un nombre important d’unité j’imagine qu’il y a une façon d’importer toutes ses données dans le système?DM: Oui, nous assistons la personne à travers le processus, mais je dirais que, vis-à-vis un tableur Excel, notre système est beaucoup plus complet. Il risque d’y avoir beaucoup de données qui n’apparaissaient pas ou n’étaient pas pertinentes dans le tableur et qui le seront dans notre base de données. Il y a une certaine charge de travail afin de bien garnir le système, mais nous livrons des projets clés en main. Ce que cela signifie est que nous offrons des formations personnalisées par un de nos formateurs, nous travaillons en analyse pour bien comprendre la réalité du client et implanter la solution de façon optimale. Nous garantissons des projets sans dépassements de coûts donc nous avons une gestion de projets pour le livrer dans les temps. Par exemple, lors d’un projet de rénovation pour une trentaine de logements, nous allons le faire dans le module de gestion de projet. Nous allons être en mesure d’importer les budgets dans le logiciel, créer un projet et associer les dépenses reliées à ce projet. Cela permet d’avoir un portrait réel des sommes déjà engagées et des sommes à venir.PM: Pour une personne détenant une dizaine d’immeubles à travers différentes compagnies, est-ce que le logiciel comptable sera en mesure de bien segmenter le tout?DM: C’est un logiciel qui est multi-immeubles par compagnie donc vous allez être en mesure de bien monter la structure. C’est pour cette raison qu’il y a beaucoup d’analyses au départ car plus les parcs grossissent et plus la créativité augmente. La gestion des compagnies devient de plus en plus importantes. Nous sommes en mesure de bien reproduire cette réalité et répartir les différents investisseur en pourcentage dans les compagnies et les immeubles.PM: Ça peut vite devenir complexe. D’ailleurs, en tant que courtier nous avons la base de données de tous les propriétaires au Québec et, lorsque nous avons commencé à développer de cette façon c’était assez complexe car un individu peut avoir 4 compagnies et à travers ces 4 compagnies avoir une dizaine d’immeubles avec différents partenaires. Je n’ose donc pas penser au niveau comptable à quoi cela doit ressembler. C’est pour cette raison que c’est intéressant. Vers où vois-tu tout cela se diriger au courant des prochaines années?DM: C’est une période très excitante pour notre entreprise présentement. Comme nous faisons partie d’une grande famille, une des acquisitions récentes que nous avons faites nous donne accès à une suite financière de calibre international. On vient tout juste de signer un premier projet et la vision est de conserver notre connaissance du domaine d’affaire et de remplacer notre suite comptable par cette suite comptable de calibre international. Cela permettra à nos plus gros clients, qui ont une réalité d’affaire plus complexe, de pouvoir mieux répondre à leurs demandes. Notre plus gros défi présentement est la gestion du multi devises et cette nouvelle suite va nous permettre de le faire donc nous allons entrer dans une suite financière de calibre supérieur. Nous sommes présentement à la mise en place de cette initiative et l’on entrevoit de beaux développements pour la suite. Ce sont des services que nos plus gros clients vont nous demander que nous allons par la suite pouvoir redonner à tout le monde.PM: Nous avons parlé brièvement du partenariat avec Domum Link, peux-tu nous donner un exemple du genre de travail que vous faites ensemble?DM: C’est un autre axe de développement chez nous. Nous sommes déjà connecté avec des interfaces API web. Nous travaillons avec eux pour tout ce qui permet de nous rapprocher du locataire. Nous nous adressons principalement aux gestionnaires immobiliers, cependant, avec Domum Link, nous sommes en mesure d’apporter une extension jusqu’au téléphone du locataire. Nous travaillons principalement au niveau des appels de services, mode de paiement et communication. Ce qui est intéressant à travers cette collaboration est que les données sur les locataires sont dans notre système. Donc, pour un client existant ajoutant les fonctionnalités de Domum Link, les bases de données seront synchronisées en quelques minutes.PM: Merci à Dave Marcheterre de nous avoir offert son temps et ses précieux conseils pour l’écriture de cet article ainsi que l’entrevue vidéo. Je trouve toujours cela intéressant de voir d’autres succès québécois et vous avez un grand potentiel pour les prochaines années. L’entrevue est disponible sur notre page Facebook : Patrice Ménard – Multi-logements ou sur notre site web : patricemenard.com